第一章 总则
第一条 为加强和规范学校会议的组织和管理，切实改进会风，提高会议质量和效率，根据教育部、财政部、安徽省会议管理有关规定，结合学校工作实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于学校在我国境内举办（含主办、承办）的有校外人员参加的各类会议、论坛活动。
第三条 会议管理原则
（一）精简会议数量。严格审定年度会议计划，能不开的会议坚决不开，内容相同或相近的会议活动合并召开，推行跨校区视频、网络会议，严格控制多人参加的意见征求会，能以书面方式征求意见的，不组织会议。
（二）控制会议规模。严格控制各类会议活动规模，减少参加人员，只安排与会议内容密切相关的单位及人员参加，不得随意提高出席人员规格、扩大出席对象范围，坚决避免陪会、听会现象。
（三）提高会议实效。会议应事先充分准备，科学安排会议议程，开短会、讲短话，力戒空话、套话。从严安排会议交流发言人数和发言时间。需要安排讨论的会议，要精心设置议题，合理安排讨论时间。
第二章 会议分类
第四条 会议主要分为三类：
（一）国内业务会议：因教学、科研需要举办且无国外代表参加的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。资金来源主要包括科研项目经费和仅通过注册费、赞助等收入来源举办的业务性会议。
（二）国内管理会议：除国内业务会议之外的其他国内会议。资金来源主要是非科研项目经费。
（三）国际、双边及港澳台会议：国际会议是指与会代表来自三个或三个以上的国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议。双边会议是指与会代表来自两个的国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议。港澳台会议是指有来自港、澳、台地区的与会代表参加的会议。
第三章 会议审批
第五条 会议实行分类审批、统一备案。
（一）分类审批
1.申报单位审批
申报单位负责审批所在单位申请的各类会议、论坛活动。
2.归口管理部门审批
教务处负责审批本科生教育教学相关的各类会议、论坛活动。
研究生院负责审批研究生教育教学相关的各类会议、论坛活动。
科研院负责审批自然科学类的各类会议、论坛活动。
人文社会科学处、党委宣传部负责审批哲学社会科学类的各类会议、论坛活动。
国际交流与合作处负责审批国际、双边及港澳台会议。
3.校领导审批
校领导负责审批分管部门申报或审批的参会人数（不含工作人员）50人及以上的各类会议、论坛活动。
（二）经费审批
1.申报单位审批
申报单位负责审批所在单位申请的有经费支出的各类会议、论坛活动。
2.归口管理部门审批
财务处负责审批由非科研项目经费支出的各类会议、论坛活动。
3.校领导审批
校领导负责审批分管部门申报或审批的由非科研项目经费支出的各类会议、论坛活动。
（三）统一备案
党政办公室负责备案各类会议、论坛活动。
第六条 国内业务会议、国内管理会议须提前1个月在学校会议管理系统中报批；国际、双边及港澳台会议须提前6个月在学校会议管理系统中报批。
未经批准，任何单位和个人不得对外申办或承诺举办国际、双边和港澳台会议。
第七条 会议必须严格执行审批（备案）制度，未经审批（备案）的会议，财务部门不予报销。
第四章 会议组织
第八条 会议按照“谁申请，谁负责”的原则，由申报单位负责组织并承担会务工作。确需学校其他单位协助的，须经相关单位同意后，在会议申报时注明，由申报单位主办、相关单位协办。
第九条 各单位应结合工作实际，严格控制会议数量、会期、规模。国内业务会议和国际、双边及港澳台会议根据会议主要内容确定会议会期；国内管理会议天数原则上不超过1天半，会议报到和离开时间合计不得超过1天。
第十条 严格执行教育部、财政部、安徽省有关规定，严格控制会议代表和工作人员，会议工作人员数量控制在会议代表人数的10%。非会议代表和超员工作人员费用一律自理。
第十一条 会议确需校领导出席的，一般由分管或联系校领导参加，不得超规格、超范围邀请。如分管或联系校领导无法出席，由党政办公室协调安排其他校领导出席。
第五章 会议管理
第十二条 会议原则上均须按要求列入年度会议安排，有经费支出的须列入经费预算。会议经费管理均须严格按照《合肥工业大学会议费管理办法》执行。在申报会议时，按要求编制并上传《合肥工业大学会议预算表》。
第十三条 各单位应于部门预算上报前将本单位上一年度会议预算执行情况和下一年度会议计划汇总后报财务部门。
第十四条 各单位应定期将主办的非涉密会议的会议名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况通过网站或者部门公示栏进行公示或提供查询。
第十五条 会议按照“谁主管，谁审批”的原则，各业务归口管理部门对举办会议承担审批责任。学校监察、审计部门对会议管理和会议费使用情况进行监督检查。
第十六条 对有保密要求的会议，与会人员应严格遵守保密工作的有关规定。除按规定履行职能及授权传达外，不得擅自外传或讨论会议内容。
第六章 附则
第十七条 本办法自发布之日起实施。《合肥工业大学会议管理办法》（合工大政发〔2016〕120号）随即废止。
第十八条 本办法由党政办公室负责解释。
